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Grupo Traxión Caso de Éxito OneStream XF

Traxion

 

Acerca de Grupo Traxión

Grupo Traxión, empresa líder en la industria de autotransporte y logística en México, ofrece una solución única e integral de servicios de transporte de carga y logística, servicios de transporte escolar y de personal y servicios de paquetería. A través de estos tres segmentos operativos complementarios proporciona servicios de autotransporte terrestre doméstico e internacional en un mercado altamente fragmentado. Gracias a su diversificada flota de camiones y autobuses, así como a sus programas rigurosos de mantenimiento y renovación, Grupo Traxión tiene la capacidad de brindar servicios de alta calidad en la República Mexicana y coordinar servicios continuos hacia los Estados Unidos de América. Para obtener más información, consulte    Traxion.Global/Nosotros.

El Desafío

Con sede en la Ciudad de México, Grupo Traxión nació con la adquisición de varias empresas de logística y transporte. Estas sociedades tienen sus propios Sistemas Contables ERP, incluyendo algunas instancias SAP y algunas Oracle, cada uno con su propio plan general contable, filosofía de trabajo y APIs distintos. Grupo Traxión utilizaba hojas de cálculo de Excel para realizar la consolidación financiera y la preparación de informes financieros, pero las inconsistencias en la recolección de datos de cada entidad creaban un proceso de cierre de mes ineficaz y prolongado. Existía mucha presión sobre los controladores regionales que eran responsables de utilizar plantillas y fórmulas de Excel para agregar la información contable en las hojas de cálculo de cada entidad y departamento, distintos criterios contables y personas involucradas en el desarrollo de la información y otros datos.   
 
Adicionalmente, al personal directivo le faltaba visibilidad a la hora de revisar los distintos segmentos de negocio, lo cual limitaba su capacidad de llevar a cabo un análisis detallado y una toma de decisiones estratégica. Grupo Traxión necesitaba reforzar los controles internos sobre la información financiera con una plataforma unificada para llevar a cabo sus consolidaciones financieras, informes internos y externos, comparativos y análisis.  

El Proceso de Selección

Teniendo 32 entidades, Grupo Traxión buscaba una solución que pudiese mantenerse fácilmente y, a su vez, que simplificara el proceso de consolidación financiera corporativa para obtener una preparación de informes más precisos como parte de un ambicioso proyecto Traxion Way. “Nuestra visión era entregar y analizar la información de manera más efectiva,” dijo Victor Ordaz, Director Corporativo de Contraloría e Impuestos de Grupo Traxión y patrocinador del proyecto. “Necesitamos establecer una forma de controlar la información para tomar decisiones más fundamentadas.”   
 
Grupo Traxión buscaba una solución que fuese suficientemente flexible para adaptarse a los cambios estratégicos y clave que son comunes en el negocio del transporte. Qlik View y Power BI no satisfacían sus necesidades de consolidación financiera, y los productos Oracle y SAP EPM eran demasiado complejos, con complicadas capacidades de integración de datos. Outliers Consulting, un socio Silver Plus de OneStream con sede en la Ciudad de México, mostró al Grupo Traxión cómo OneStream XF podía cumplir con sus requisitos, incluida la capacidad de integrar y unificar distintas fuentes de datos en un único plan general contable. Con una enorme cantidad de retroalimentación positiva procedente de firmas de analistas de tecnología, se seleccionó a OneStream después de una demostración exhaustiva. 
 
Implementación de una Plataforma CPM Moderna  
 
Junto con Outliers Consulting, Grupo Traxión creó una ruta de implementación compuesta por varias fases. La Fase 1 se centraba en el cierre financiero y la consolidación, la cual fue implementada con éxito dentro del corto plazo de seis meses. El desarrollo incluía un proceso de multi consolidación para los datos financieros y de gestión. Las integraciones de datos también se realizaron entre diversas fuentes de datos y la plataforma OneStream XF Cloud, lo que permite a los 65 usuarios de Traxión el retroceder (drill-back) sobre los sistemas orígen para obtener una visión interna más detallada de los datos financieros. En la actualidad tenemos una opción amigable que incluye todas las posibilidades BI, afirmó Víctor Ordaz.    
 
“OneStream nos proporciona una mayor confianza en los resultados financieros consolidados,” declaró Arturo Desmoctt, Director de Información Financiera de Grupo Traxión. “La transición de Excel a OneStream ha sido una enorme transformación para Traxión. Mientas que antes teníamos dificultades compartiendo información financiera, ahora OneStream es el único punto de veracidad para la preparación de todos los informes con una vista gráfica de la información.”  
 
A continuación, trabajaran en el diseño de la Fase 2, el cual supone la recopilación y combinación de datos financieros y no financieros para alcanzar una solución con capacidades analíticas a un nivel de departamento operativo. Al final de la Fase 2, el análisis empezara extendiendo OneStream a presupuestos y pronósticos. Hoy en día, Grupo Traxión está cargando presupuestos desde Excel a OneStream para generar informes comparativos de reales vs. presupuestos.   
 
La OneStream XF Cloud  
 
Al utilizar las soluciones descargables del OneStream XF Marketplace, la organización puede ahorrar costos a la vez que añade más valor a la instalación existente. La solución de Elaboración de Informes Guiada (Guided Reporting) ofrece a los usuarios una experiencia intuitiva y fácil de utilizar para la visualización de los informes mensuales y trimestrales. Grupo Traxión también está trabajando con la solución de Administrador de Tareas (Task Manager) para ayudar con el seguimiento y control de los procesos de cierre y consolidación. 
  
“¡El apoyo recibido por parte de Outliers ha sido excelente! Y la nube XF resulta de una utilidad increíble, especialmente con la situación actual del virus teniendo a los empleados trabajando desde casa,” señaló Desmoctt. “Las entidades individuales puede controlar sus números y podemos fiarnos de la precisión de los estados financieros de la empresa. OneStream ayuda a garantizar que todo el mundo sea productivo, que los procesos se estén ejecutando correctamente y que el negocio avance.”    
 
Con Excel® el proceso de cierre era de 5 días y ahora se ha visto reducido a 2-3 días con OneStream. Esto le permite a Grupo Traxión la oportunidad de pasar más tiempo revisando y analizando los resultados en lugar de preparando informes. Grupo Traxión está buscando también otras capacidades de automatización dentro de OneStream para la reducción del número de días de cierre o para reducir el número de personas involucradas en la generación de información. Los directores también están interesados en implementar pronto la Solución de Arrendamiento Financiero IFRS16 del XF MarketPlace.  
 
Beneficios Obtenidos   
 
Como resultado de la implementación, Grupo Traxión ha conseguido una mejora significativa en la preparación de informes de gestión y estados financieros. Muchos de los interesados han reconocido la calidad de los informes en OneStream debido a su transparencia y capacidad analítica. En la actualidad Grupo Traxión dispone de todos los detalles relevantes de los estados financieros a nivel de entidad individual con una total transparencia entre el grupo y las entidades individuales.   
 
“La funcionalidad de desglose (drill-down) nos permite acceder al tipo y escala de la información que necesitamos para tomar decisiones,” explicó Ordaz. “Es muy fácil comparar los datos reales con los de presupuesto, o con los del año anterior y cambiar el informe de año o de un trimestre a otro. Ahora tenemos información segura y fiable para uso interno y para el uso de los auditores. ¡Podemos garantizar que nuestros números son correctos!”  
 
OneStream también proporciona a las entidades individuales la posibilidad de conciliar los saldos intercompañía con otras entidades antes del cierre mensual para garantizar que los detalles de sus saldos estén completos y precisos. “Ahora ya no resulta complicado el tener distintos Sistemas Contables (ERP)” afirmó Ordaz. “Extraemos y consolidamos la información en OneStream y analizamos directamente el balance general, proveedores, cartera, inventario, toda la información en un único sistema con distintas vistas de la misma información para los responsables de la toma de decisiones. No solo es más sencillo acceder a nuestros datos, sino que OneStream hace que sea más fácil crecer y tomar decisiones de calidad.”     
 
Acerca del Socio de implementación    
 
Outliers Consulting es una empresa de origen mexicano dedicada a proporcionar soluciones para mejorar los procesos de negocio de nuestros clientes a través de tecnologías de vanguardia. Estamos orgullosos de ser Socios de OneStream desde principios de 2017. El Primero en México y América Latina. Hemos desarrollado con éxito más de 40 proyectos y tenemos más de 30 clientes en el Continente Americano, proporcionando nuestros servicios desde nuestras oficinas en México, Canadá, los Estados Unidos de América, Colombia y Costa Rica.    
 
En el departamento de Gestión de Rendimiento Corporativo, nuestros especialistas tienen una media de 15 años de experiencia en la implementación de estas soluciones para resolver múltiples procesos financieros. Algunos de nuestros principales clientes incluyen industrias de los sectores Financiero, Entretenimiento, Distribución y Logística, Telecomunicaciones, Medios, Productos de Consumo. Para más información, consulte Outliers-Consulting.com.

Acera de OneStream Software

OneStream Software ofrece una solución CPM 2.0 líder en el mercado, la plataforma OneStream XF SmartCPM™. OneStream XF unifica y simplifica la consolidación financiera, la planificación, preparación de informes, análisis y calidad de datos financieros para organizaciones sofisticadas. Desplegado a través de la nube o localmente, la plataforma unificada OneStream permite a las organizaciones modernizar las Finanzas, sustituir diversas aplicaciones heredadas y reducir el costo total de propiedad de los sistemas financieros. OneStream permite que los equipos financieros dediquen menos tiempo a la integración de datos y al mantenimiento de los sistemas y que puedan centrarse en mejorar el rendimiento empresarial.  
 
OneStream XF MarketPlace cuenta con más de 50 soluciones descargables que permiten a los clientes aumentar el valor de su plataforma CPM para satisfacer rápidamente las necesidades financieras y operativas en continuo cambio. Nos guía nuestra misión, en la que cada cliente debe ser una referencia y un caso de éxito. Para obtener más información, visite  http://www.onestreamsoftware.com   o en Twitter @OneStream_Soft.